Eigene Dokumente mit KI durchsuchen: fragen statt suchen
Die Antwort steht irgendwo: in der Preisliste vom Lieferanten, im Wartungsvertrag, in der Anleitung der Maschine. Gesucht wird sie trotzdem zehn Minuten, und am Ende ruft jemand an. Statt zu suchen, können Sie fragen. Eigene Dokumente mit KI durchsuchen heißt genau das: Unterlagen hineinlegen, eine Frage in ganzen Sätzen stellen, eine Antwort mit Fundstelle bekommen.
Was Sie dafür brauchen, was hineingehört und was nicht, und warum die Fundstelle wichtiger ist als die Antwort, zeigt dieser Beitrag.
Welche Unterlagen sich eignen
Nicht alles gehört in die KI. Die Faustregel: Unterlagen, die Ihr Betrieb selbst nutzt und die keine persönlichen Daten enthalten, eignen sich gut. Personalakten und Ähnliches bleiben draußen.
| Eignet sich | Gehört nicht hinein |
|---|---|
| Preislisten von Lieferanten | Personalakten |
| Anleitungen und Datenblätter | Gesundheitsdaten |
| Verträge mit Lieferanten, sofern sie keine Vertraulichkeit vorsehen | Passwörter und Zugangsdaten |
| Eigene Abläufe und Regeln | Unterlagen, die Ihnen andere vertraulich überlassen haben |
Die linke Spalte hat etwas gemeinsam: Die Unterlagen gehören Ihrem Betrieb oder sind für ihn bestimmt, und sie ändern sich selten. Die rechte Spalte betrifft Menschen oder Zugänge. Dort ist der Schaden groß, wenn etwas an der falschen Stelle landet, und der Nutzen klein.
Ein Zwischenschritt hilft bei der Entscheidung: Fragen Sie sich, ob Sie die Unterlage auch einem neuen Mitarbeiter am ersten Tag geben würden. Wenn ja, eignet sie sich meist. Wenn Sie zögern, lassen Sie sie draußen.
Enthält eine Unterlage doch Kundendaten, etwa ein Angebot, gilt: Die KI gehört dann in einen Geschäftstarif. Achten Sie darauf, dass der Anbieter dort zusagt, Ihre Eingaben nicht zum Training zu nutzen, und einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet, den Sie dann auch abschließen. Ob eine bestimmte Unterlage hinein darf, ist im Zweifel eine Frage für Ihren Datenschutzbeauftragten oder einen Anwalt.
Eigene Dokumente mit KI durchsuchen: so geht es selbst
Der Ablauf braucht kein besonderes Werkzeug, nur ein KI-Konto im Geschäftstarif und etwas Ordnung vorab. Die Ordnung ist der Teil, der Arbeit macht; das Fragen geht danach schnell.
- Sammeln Sie die Unterlagen und halten Sie sie aktuell. Die Preisliste vom letzten Jahr kommt raus, sonst kann die KI mit
alten Preisen antworten. Ein Ordner, ein Stand, und wer eine neue Fassung bekommt, tauscht sie dort aus.
- Laden Sie die eigenen Dokumente im Geschäftskonto hoch. Oder legen
Sie sie in einem festen Bereich ab, der nur für diesen Zweck da ist. So wissen Sie immer, was die KI sieht und was nicht.
- Fragen Sie konkret. „Welche Kündigungsfrist hat der Wartungsvertrag
mit der Firma [Name]?“ ist eine gute Frage. „Was steht im Wartungsvertrag?“ ist keine. Je konkreter die Frage, desto leichter ist die Antwort zu prüfen.
- Bitten Sie die KI, die Fundstelle zu nennen. Seite, Abschnitt,
Zitat. Dann ist das Nachsehen schnell erledigt. Eine Antwort ohne Fundstelle ist ein Hinweis, mehr nicht.
- Sehen Sie die Stelle im Dokument nach. Bevor Sie sich auf die
Antwort verlassen, schlagen Sie sie im Dokument auf. Die Antwort ist ein Entwurf; erst der Blick ins Dokument macht daraus eine Auskunft, auf die Sie sich stützen.
Beispiele für Fragen, die zu solchen Unterlagen passen:
- Welche Lieferzeit nennt die Preisliste für [Artikel]?
- Welche Wartungsintervalle schreibt die Anleitung der Maschine vor?
- Was haben wir im Ablaufplan für die Übergabe an den Kunden festgelegt?
- Welche Zahlungsbedingungen stehen im Vertrag mit dem Lieferanten?
- In welchem Dokument steht, wer den Wartungstermin vereinbart?
Jede dieser Fragen zielt auf eine Stelle in einem bestimmten Dokument. Das ist der Unterschied zur Suche im Internet: Dort fragen Sie ins Blaue, hier fragen Sie Ihre eigenen Unterlagen.
Copilot in OneDrive
Für Betriebe mit Microsoft 365 liegt ein Weg nahe, weil die Dateien schon dort liegen. In OneDrive kann Copilot Fragen zu bis zu fünf ausgewählten Dateien beantworten. Mit einem Firmenkonto braucht es dafür eine Copilot-Lizenz.
Sie wählen die Dateien aus, stellen Ihre Frage und prüfen die Antwort so, wie oben beschrieben. Die Regeln bleiben dieselben: aktuelle Fassungen, konkrete Fragen, Fundstelle nachsehen. Fünf Dateien passen gut zu einer konkreten Frage: der Vertrag, die Anleitung, die Preisliste.
Wer keine Copilot-Lizenz hat, nimmt die Schritte oben mit dem eigenen KI-Konto.
Warum Sie die Fundstelle prüfen
Die KI kann eine Antwort formulieren, die plausibel klingt und nicht im Dokument steht. Sie kann aus einer veralteten Fassung zitieren, die noch im Ordner lag. Sie kann Verträge verwechseln, wenn sie ähnlich heißen. Und sie kann eine Frage beantworten, zu der gar kein Dokument vorliegt, indem sie aus allgemeinem Wissen ergänzt.
Nichts davon fällt beim Lesen der Antwort auf, denn die liest sich in jedem Fall flüssig. Deshalb entscheidet die Fundstelle, nicht die Antwort. Wer die Kündigungsfrist aus der KI-Antwort in die Mail an den Lieferanten schreibt, ohne den Vertrag aufzuschlagen, hat keine Freigabe erteilt, sondern geraten. Je wichtiger die Entscheidung, die an der Antwort hängt, desto genauer der Blick ins Original.
Das gilt auch für Zahlen. Liest die KI einen Preis aus der Liste vor, prüfen Sie ihn in der Liste, bevor er ins Angebot wandert. Was Sie weitergeben, geben Sie frei, und dafür braucht es den Blick ins Original. Der ist kurz, wenn die KI die Stelle nennt.
Voraussetzung dafür ist Ordnung. Eine KI über einem Ordner, in dem mehrere Fassungen derselben Preisliste liegen, antwortet je nach Fassung verschieden. Wer Microsoft 365 nutzt, liest deshalb zuerst nach, wo die Dateien des Betriebs hingehören, bevor die KI dazukommt.
Unterlagen sammeln, an einer Stelle ablegen, konkret fragen, Fundstelle nachsehen: Fangen Sie mit der Frage an, die bei Ihnen am häufigsten kommt. Wo die KI im Büro sonst hilft, steht unter KI im Büroalltag.
Wer es lieber eingerichtet haben möchte, findet Hilfe beim Einrichten.