Angebot erstellen mit ChatGPT: von der Notiz zum fertigen Angebot
Nach der Besichtigung ist alles im Kopf: die Maße, das Material, der Wunsch des Kunden nach der zusätzlichen Steckdose. Abends am Schreibtisch ist die Hälfte weg, und das Angebot schreibt sich oft erst Tage später. Wer ein Angebot mit ChatGPT oder einem anderen KI-Programm erstellt, kann diesen Weg verkürzen: Aus Ihren Stichworten wird ein Entwurf, wenn Sie der KI die richtigen Dinge mitgeben.
Was die richtigen Dinge sind, zeigt dieser Beitrag. Und wo der Entwurf aufhört und Ihre Prüfung anfängt.
Was die KI kann und was nicht
Die KI kann aus Stichworten sauberen Text machen. Aus „Bad, Fliesen Wand und Boden, Altfliesen raus, Dusche bodengleich“ wird ein lesbares Angebot mit Positionen, Beschreibung und Schlusstext. Sie kann die Positionen nach Ihrer Vorlage gliedern, wenn Sie ihr die Vorlage geben. Und sie kann an Vergessenes erinnern: Steht in Ihrer Positionsliste „Entsorgung“ und in den Stichworten nicht, soll sie nachfragen, wenn Sie das so anweisen.
Die KI ist dabei ein Schreibwerkzeug, kein Kalkulator. Sie sortiert und formuliert, was Sie ihr geben, und zwar in der Form, die Sie vorgeben.
Was die KI nicht kann: Ihre Preise kennen, Ihre Mengen, Ihre Termine. Sie weiß nicht, was der Quadratmeter bei Ihnen kostet, ob Sie nächsten Monat Zeit haben oder ob der Lieferant das Material vorrätig hat. Schreibt sie trotzdem einen Preis in den Entwurf, ist er erfunden. Preise kommen immer aus Ihrer Preisliste, nie aus der KI.
Ein Angebot schreiben mit KI heißt also: Sie liefern Inhalt und Preise, die KI liefert Form und Text. Diese Arbeitsteilung bleibt bei jedem Angebot gleich.
Angebot erstellen mit ChatGPT: so machen Sie es selbst
Der Ablauf ist derselbe, ob Sie ChatGPT nutzen oder ein anderes Programm. Was zählt, ist die Vorbereitung, und die machen Sie einmal.
- Legen Sie eine eigene Angebotsvorlage an. Aufbau, feste Texte,
Zahlungsbedingungen, Gültigkeit, Ihr Schlusssatz. Alles, was in jedem Angebot gleich ist, steht hier einmal richtig.
- Schreiben Sie eine Liste Ihrer Positionen mit Ihren Preisen. Jede
Leistung, die Sie anbieten, mit Einheit und Preis, so benannt, wie sie im Angebot stehen soll. Diese Liste pflegen Sie, nicht die KI.
- Halten Sie nach dem Termin Stichworte fest. Maße, Material,
Besonderheiten, Wünsche des Kunden. Eine Sprachnachricht auf dem Handy reicht, noch im Auto, bevor Sie losfahren, solange alles frisch ist. Das Handy wandelt sie oft schon in Text um.
- Geben Sie alles zusammen in die KI, mit einer festen Anleitung.
Vorlage, Positionsliste, Stichworte und die Anweisung, was daraus werden soll. Für Kundendaten gehört die KI in einen Geschäftstarif. Achten Sie darauf, dass der Anbieter dort zusagt, Ihre Eingaben nicht zum Training zu nutzen, und einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet, den Sie dann auch abschließen.
- Prüfen Sie den Entwurf, jede Position und jede Zahl. Stimmen die
Mengen, stimmen die Preise mit Ihrer Liste, fehlt etwas, ist etwas doppelt? Erst wenn alles passt, ist der Entwurf freigegeben.
- Versenden Sie selbst. Aus Ihrem Programm, mit Ihrer Angebotsnummer,
Ihrem Briefkopf, Ihrer Unterschrift. Die KI sendet nichts.
So kann die Anleitung aussehen. Das Beispiel ist erfunden, der Betrieb auch:
Beispiel: Du schreibst Angebotsentwürfe für einen Elektrobetrieb. Nutze die Angebotsvorlage für Aufbau und feste Texte. Gliedere die Leistungen aus den Stichworten in Positionen nach der Positionsliste, mit Menge und Einheit. Preise übernimmst du nur aus der Positionsliste; wo kein Preis steht, schreibst du [Betrag] und markierst die Stelle. Fehlt eine Angabe, etwa eine Menge, schreibe „[Rückfrage]“ statt zu schätzen. Erfinde nichts.
Warum Sie jede Position prüfen
Ein Angebot bindet Sie, es sei denn, Sie haben die Bindung ausgeschlossen. Was im Angebot steht, gilt. Nimmt der Kunde an, müssen Sie sich grundsätzlich daran festhalten lassen. Das ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung; wie Sie die Bindung in Ihrer Vorlage ausschließen oder befristen, besprechen Sie mit einem Anwalt.
Die Fehler eines Entwurfs sind dabei selten spektakulär. Eine Position steht doppelt, weil sie in den Stichworten zweimal vorkam. Eine fehlt, weil sie im Auto nicht erwähnt wurde. Eine Menge ist aus dem Zusammenhang falsch gelesen: Was je Raum gemeint war, steht im Entwurf als Gesamtzahl.
Genau dafür ist Ihre Prüfung da. Ihr Vorteil: Sie waren vor Ort, die KI nicht. Was im Entwurf nicht zu dem passt, was Sie gesehen haben, fällt Ihnen auf, wenn Sie hinsehen.
Sie lesen das Angebot so, wie der Kunde es liest, Position für Position, und vergleichen jede Zahl mit Ihrer Liste und Ihren Stichworten. Das ist der Schritt, der aus dem Entwurf ein Angebot macht.
Wenn es öfter vorkommt
Wer jede Woche Angebote schreibt, will Vorlage und Positionsliste nicht jedes Mal einfügen. Bietet Ihr KI-Programm das an, hinterlegen Sie Anleitung und Positionsliste dort fest, sodass die KI sie bei jedem Entwurf mitliest. Dann bleibt je Angebot nur noch: Stichworte hinein, Entwurf lesen, freigeben, senden.
Ändert sich ein Preis, ändern Sie die Liste im Konto, nicht jeden Entwurf. Eine Liste, eine Stelle, ein Stand. Dasselbe gilt für Ihre Zahlungsbedingungen und den Schlusstext: Ändern Sie die Vorlage, und jeder weitere Entwurf hat die neue Fassung.
Dass das fertige Angebot gleich im richtigen Kundenordner landet, braucht eine Verbindung zwischen KI und Ablage, die einmal eingerichtet wird. Ohne diese Verbindung speichern Sie die Datei selbst, und das reicht für den Anfang. Wie Sie E-Mails nach demselben Muster beantworten, steht unter dieselbe Methode bei E-Mails.
Für den Anfang reicht das: eine Vorlage, eine Preisliste, Stichworte aus dem Auto und der Blick auf jede Position, bevor Sie senden. Fangen Sie mit der Angebotsart an, die bei Ihnen am häufigsten vorkommt. Sechs weitere Abläufe finden Sie unter weitere Beispiele aus dem Büroalltag.
Wer es lieber eingerichtet haben möchte, findet Hilfe beim Einrichten.