OneDrive oder SharePoint: wo die Dateien des Betriebs hingehören
Im Explorer stehen beide untereinander und verhalten sich gleich: ein Ordner, Dateien darin, alles synchronisiert. Der eine heißt OneDrive. Der andere trägt den Namen des Betriebs und ist eigentlich SharePoint, auch wenn das nirgends groß dransteht. Beides ist Cloud, beides funktioniert. Deshalb landet eine Datei meist dort, wo gerade ein Fenster offen war.
Das geht lange gut, und es ist keine Frage der Technik, denn die ist bei beiden dieselbe. Die Frage lautet: Wem gehört die Datei? Der Person, die sie gerade bearbeitet, oder dem Betrieb? Wer das einmal beantwortet, hat die Entscheidung für alle Dateien getroffen, die noch kommen.
Der Unterschied in einem Satz
OneDrive ist der Schreibtisch einer Person. SharePoint ist der Aktenschrank des Betriebs.
Beides ist Speicher, in beidem lässt sich teilen, versionieren, wiederherstellen. Der Unterschied liegt in der Zuordnung. Der Schreibtisch gehört zu einem Arbeitsplatz, und wenn die Person geht, wird er geräumt. Der Aktenschrank steht im Betrieb. Wer hineingreifen darf, hängt am Schrank, nicht an einer Person, und er bleibt stehen, wenn jemand kommt oder geht.
Teams gehört in dieses Bild, auch wenn im Teams-Fenster nirgends „SharePoint“ steht. Was Sie in einem Kanal ablegen, liegt in SharePoint, also im Aktenschrank. Was Sie dagegen jemandem im Chat schicken, liegt in Ihrem eigenen OneDrive, also auf Ihrem Schreibtisch. Viele Betriebe benutzen SharePoint deshalb längst, ohne es so zu nennen. Und sie legen daneben Betriebsdaten in persönliche Chats, ohne es zu merken.
Was passiert, wenn es falsch liegt
Der teure Fall sieht so aus: Angebote, Preislisten, die Vorlage für die Rechnung, alles liegt im OneDrive eines Mitarbeiters. Er hat es dort angelegt, weil das Fenster offen war, und den Kollegen Freigabelinks geschickt. Solange er da ist, merkt es niemand. Es funktioniert ja.
Dann geht er. Sein Konto soll geschlossen werden, das gehört zu einem sauberen Austritt. Nur hängt jetzt die Arbeit des Betriebs an genau diesem Konto. Jeder Link, den er verschickt hat, zeigt nach der Löschung ins Leere. Was auf dem Schreibtisch lag, lässt sich eine begrenzte Zeit noch retten, aber nur, wenn jemand weiß, dass es dort liegt, und rechtzeitig danach sucht. Meist weiß es niemand. Es fällt auf, wenn jemand die Preisliste braucht.
Dasselbe Bild, kleiner, bei Krankheit oder Urlaub: Der Zugriff ist da, nur nicht bei denen, die ihn heute brauchen. Also schreibt jemand dem Kollegen in den Urlaub, ob er kurz einen Link schicken kann.
Die Regel, die im Alltag trägt
Eine Faustregel genügt, und sie passt in einen Satz: Was mehr als eine Person angeht, gehört in den gemeinsamen Speicher. Alles andere darf auf den Schreibtisch.
Die Regel bewährt sich an den Graufällen.
Der Entwurf, an dem Sie allein arbeiten. Heute sieht ihn niemand sonst, morgen soll ihn eine Kollegin fertigstellen oder der Kunde bekommt ihn. Entscheidend ist nicht, wer heute daran sitzt, sondern wen das Ergebnis angeht. Er gehört von Anfang an in den Aktenschrank, in einen Ordner für Entwürfe. Später umziehen ist die Arbeit, die niemand macht.
Die Rechnung, die nur die Buchhaltung braucht. Eine Person arbeitet damit, trotzdem gehört sie dem Betrieb. Sie muss aufbewahrt werden, auch wenn die Person, die sie heute verbucht, in einigen Jahren nicht mehr da ist. Wie lange und in welcher Form, sagt Ihnen Ihr Steuerberater. Wo sie liegt, ist damit schon beantwortet: im Aktenschrank.
Die eigene Notiz, die Merkliste, der halbfertige Gedanke. Das geht wirklich nur eine Person an. Dafür ist der Schreibtisch da, und dort darf es bleiben.
Wenn Sie zweifeln, fragen Sie nicht „Wer arbeitet daran?“, sondern „Wer fragt danach, wenn ich nicht da bin?“. Lautet die Antwort „irgendjemand“, gehört die Datei in den gemeinsamen Speicher.
Der Punkt
Diese Entscheidung fällt einmal und gilt dann für Jahre. Schwer ist sie nicht. Sie muss nur getroffen werden, bevor der Aktenschrank leer und die Schreibtische voll sind. Eine Ablage umzustellen, in der schon viel liegt, ist die eigentliche Arbeit. Die Struktur am Anfang anzulegen ist der kleine Teil. Bei der Einrichtung von Microsoft 365 gehört diese Trennung deshalb dazu. In der Liste der Einstellungen, die zählen, steht sie bei den Punkten, die Sie in Ruhe abarbeiten können. Auslassen sollten Sie sie nicht.