E-Mail-Umzug zu Microsoft 365: die richtige Reihenfolge
Die Mails eines Betriebs liegen oft dort, wo auch die Website liegt: bei einem Webhoster wie IONOS oder Strato. Irgendwann steht der Wechsel zu Microsoft 365 an, weil Mails, Kalender und Dateien an einen Ort sollen. Mit dem Wechsel kommt die Sorge: Gehen alte Mails verloren? Ist der Betrieb tagelang nicht erreichbar?
Aus unserer Arbeit können wir sagen: Ein Mailumzug scheitert selten an der Technik. Er scheitert an der Reihenfolge. Wer die Reihenfolge einhält, hat beide Sorgen im Griff.
Dieser Beitrag beschreibt, was passieren muss und warum. Bewusst ohne Anleitung für einzelne Anbieter: Die Oberflächen ändern sich, die Reihenfolge nicht.
Was vorher feststehen sollte
Was mitkommt. Übernommen werden Mailverlauf und Ordner, dazu Kalender und Kontakte, soweit der alte Anbieter sie herausgibt. Was genau sich übernehmen lässt, hängt vom bisherigen Anbieter ab. Klären Sie das vorher, damit am Umschalttag keine Überraschung wartet.
Der Termin. Legen Sie den Umschalttag fest, gern außerhalb der Geschäftszeiten. Es kann eine Phase geben, in der neue Nachrichten verzögert ankommen. Am Freitagabend fällt das kaum auf, am Montagvormittag schon.
Die Geräte. Jeder, der im Betrieb Mails liest, muss danach auf das neue Postfach umgestellt werden: Outlook am Rechner, das Mailprogramm am Handy, vielleicht ein Tablet. Schreiben Sie vorher auf, wer welche Geräte nutzt. Diese Liste ist der Plan für den Tag danach.
Die Domain bleibt, wo sie ist. Für den Mailumzug zu Microsoft 365 muss die Domain nicht den Anbieter wechseln. Es ändern sich nur einige Einträge in der DNS-Zone, also in der Liste, die festlegt, welcher Server für Ihre Domain welche Aufgabe übernimmt. Warum wir davon abraten, die Domain im selben Zug umzuziehen, steht weiter unten.
Die Reihenfolge am Umschalttag
Erst das Ziel, dann der Weg. Microsoft 365 wird eingerichtet, die Domain dort bestätigt, die Postfächer werden angelegt. Erst wenn das steht, wird der Mailweg umgeschaltet.
Erst neu anlegen, dann alt löschen. Welcher Server die Post für Ihre Domain annimmt, steht im MX-Eintrag der DNS-Zone. Beim Umschalten legen wir zuerst den neuen Eintrag für Microsoft 365 an und löschen dann die alten. Andersherum entsteht ein Zeitfenster ganz ohne Empfangs-Eintrag. Eingehende Mails suchen dann einen Weg, den es nicht gibt. Bei einem Umzug haben wir die Reihenfolge bewusst so herum gewählt, und der Umschalttag lief ohne Unzustellbarkeiten.
Alte Mails übernehmen. Der Mailverlauf wandert per IMAP, dem Protokoll, mit dem Mailprogramme Postfächer auf einem Server lesen. Microsoft 365 holt sich damit Ordner und Nachrichten vom alten Anbieter. Kalender und Kontakte laufen nicht über diesen Weg; ob und wie sie mitkommen, hängt vom alten Anbieter ab.
Messen statt annehmen. Nach dem Umschalten prüfen wir Eingang und Ausgang mit echten Mails: eine von außen an den Betrieb, eine vom Betrieb nach außen. In den Kopfzeilen der ausgehenden Mail steht, ob der Empfänger die Prüfungen SPF, DKIM und DMARC als bestanden vermerkt hat. Erst dann gilt der Umzug als geschafft, nicht schon, wenn die Einstellungen gespeichert sind.
Drei Stellen, an denen Post verloren geht
Der Spam-Ordner beim alten Anbieter. Beim Übernehmen per IMAP nimmt Microsoft 365 den Spam-Ordner nicht mit. Bei einem Kunden lag dort echte Post, die sonst verloren gegangen wäre. Sehen Sie den alten Spam-Ordner deshalb durch, bevor das alte Postfach abgebaut wird.
Der Domain-Umzug im selben Zug. Betreibt der alte Anbieter neben der Domain auch DNS, Mail oder Website, dann ist ein Domain-Umzug per Auth-Code riskant. Der abgebende Anbieter baut alle Dienste für die Domain automatisch ab: Zone, Mailempfang, Postfächer. Die Einstellung „aktuelle Nameserver behalten“ verhindert das nicht. Soll die Domain trotzdem wechseln, dann in dieser Reihenfolge: erst sichern und die Postfächer komplett abziehen, dann die Zone beim neuen Anbieter vollständig aufbauen, dann die Nameserver umstellen und prüfen, erst danach die Domain übertragen. Oder Sie lassen die Domain, wo sie ist. Für den Mailumzug reicht das.
Der zu frühe Abbau. Lassen Sie die alten Postfächer eine Weile stehen. Kündigen Sie erst nach einem Bestandsvergleich: Sind alle Ordner da? Stimmt die Zahl der Mails? Wer das alte Postfach am Umschalttag löscht, hat keinen Weg zurück, falls doch etwas fehlt.
Nach dem Umzug
Geräte einrichten. Jetzt kommt die Liste aus der Vorbereitung zum Einsatz. Jedes Gerät bekommt das neue Postfach. Das alte Konto darf bis zum Bestandsvergleich sichtbar bleiben, zum Schreiben dient es nicht mehr.
SPF, DKIM und DMARC. Drei Einträge in der DNS-Zone entscheiden mit darüber, ob Ihre Mails im Posteingang oder im Spam landen und wie leicht jemand in Ihrem Namen schreiben kann. SPF nennt die Server, die für Ihre Domain senden dürfen. DKIM signiert jede ausgehende Mail. DMARC legt fest, was mit Mails geschieht, die beide Prüfungen nicht bestehen. Nach dem Umzug müssen alle drei zum neuen Weg passen. Ein SPF-Eintrag, der nur den alten Anbieter kennt, lässt Ihre Post ab sofort verdächtig aussehen.
Eingerichtet ist nicht abgesichert. Ein Postfach, das läuft, ist ein Anfang. Welche Einstellungen danach noch offen bleiben, beschreiben wir im Beitrag über die Microsoft-365-Einstellungen, die zählen. Und einen Punkt können Sie gleich nach dem Umzug erledigen: die Weiterleitungsregeln im Postfach prüfen.
Der Punkt
Eine Sache für heute. Finden Sie heraus, bei wem Ihre Domain, Ihre DNS-Zone und Ihre Postfächer heute liegen. Und ob das derselbe Anbieter ist. Das steht in den Verträgen oder auf der letzten Rechnung.
Liegt alles bei einem Anbieter, dann ist die Reihenfolge das Wichtigste: erst neu anlegen, dann alt löschen, die Domain bleibt, die alten Postfächer stehen noch eine Weile.
Ist es verteilt, dann schreiben Sie zuerst auf, was wo liegt. Erst mit dieser Liste lässt sich ein Umschalttag planen, an dem nichts fehlt.
Wenn Sie den Umzug nicht selbst stemmen wollen: Wie wir Microsoft 365 einrichten und Postfächer umziehen, steht auf unserer Leistungsseite.