Weiterleitungsregeln, die niemand angelegt hat
Wer Zugriff auf ein Postfach bekommt, muss nicht darin bleiben, um mitzulesen. Eine Regel genügt: Jede eingehende Mail geht zusätzlich an eine fremde Adresse. Der Posteingang sieht danach aus wie vorher. Im Ordner „Gesendete Elemente" steht nichts. Das Postfach arbeitet einfach weiter, nur eben für zwei.
Das ist kein seltener Sonderfall, sondern ein Standardschritt nach einem Kennwortdiebstahl. Wer sich einmal anmelden konnte, legt die Regel an und verlässt das Postfach wieder. Der Zugang ist dann nicht mehr nötig.
Warum die Regel so schwer auffällt
Drei Dinge kommen zusammen.
- Sie ist unsichtbar im Alltag. Weiterleitungen erscheinen nicht im
Posteingang und nicht im Gesendet-Ordner. Nur die Regelliste zeigt sie.
- Sie überlebt das neue Kennwort. Ein Kennwortwechsel schließt den Zugang,
aber er löscht keine Regel. Die Weiterleitung läuft weiter.
- Niemand schaut dort nach. Die Regelliste öffnet man, wenn man selbst eine
Regel braucht. Sonst nie.
Nachsehen, in wenigen Minuten
Prüfen Sie beides, denn es sind zwei verschiedene Stellen: Regeln im Postfach und die Weiterleitung in den Kontoeinstellungen.
- Outlook im Browser öffnen und anmelden.
- Einstellungen öffnen, dann E-Mail, dann Regeln. Jede Regel
ansehen, die eine Mail an eine Adresse schickt. Kennen Sie die Adresse nicht, ist die Regel nicht von Ihnen.
- Im selben Bereich Weiterleitung öffnen. Hier steht eine
Kontoweiterleitung, die von den Regeln unabhängig ist.
- Beides für jedes Postfach im Betrieb prüfen, nicht nur für das eigene.
Wenn Sie etwas finden: erst die Regel löschen, dann das Kennwort wechseln, dann die angemeldeten Geräte abmelden. In dieser Reihenfolge, sonst legt ein noch aktiver Zugang die Regel gleich wieder an.
Was danach hilft
Eine Regel finden ist Aufräumen. Damit sie nicht wiederkommt, braucht es zwei Dinge, und beide sind Einstellungen, keine Software.
Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Postfächer. Ein gestohlenes Kennwort allein öffnet dann nichts mehr. Das ist der einzige Schritt, der die Ursache trifft statt die Folge.
Eine Meldung, wenn eine Weiterleitung entsteht. Microsoft 365 kann darauf hinweisen. Dann steht die Regel nicht monatelang unbemerkt.
Beides gehört zum Härtungs-Block, den wir bei der Einrichtung von Microsoft 365 mitmachen. Was dabei genau eingestellt wird, steht bei den Leistungen; wie wir Sicherheit insgesamt abgrenzen, unter IT-Sicherheit. Wir zeigen auf, schulen und setzen eng begrenzt um. Ein Testat oder eine Vollständigkeitsgarantie ist das nicht, und wir behaupten es auch nicht.
Der Punkt
Diese Prüfung kostet ein paar Minuten und braucht kein Werkzeug. Sie ist einer der wenigen Sicherheitsschritte, die ein Betriebsinhaber heute selbst und allein erledigen kann. Wenn Sie nach diesem Beitrag eine Sache tun: öffnen Sie die Regelliste Ihres Postfachs und sehen Sie nach.