Zwei Excel-Listen abgleichen: mit SVERWEIS und mit KI
Die neue Preisliste vom Lieferanten, die eigene Artikelliste, die Kundenliste aus dem Shop und die aus der Buchhaltung. Wo weichen sie ab? Zwei Excel-Listen abgleichen heißt von Hand: ein Nachmittag, und trotzdem fehleranfällig.
Mit Bordmitteln geht es auch, im Kern mit einer einzigen Funktion. Wo die Listen nicht sauber zusammenpassen, hilft KI beim Vorsortieren. Dieser Beitrag zeigt beides, erst Excel, dann KI, und am Ende die Regel, die für beide gilt: markieren, nie überschreiben.
Zwei Excel-Listen abgleichen mit SVERWEIS
Die Excel-Funktion SVERWEIS sucht einen Wert aus der einen Liste in der anderen. Das häufigste Beispiel ist die Preisliste: Sie haben die alte Preisliste und die neue vom Lieferanten und wollen wissen, welche Preise sich geändert haben.
- Legen Sie beide Listen in eine Datei. Die alte Preisliste in ein
Tabellenblatt „Alt“, die neue in ein Blatt „Neu“. In beiden steht die Artikelnummer in Spalte A und der Preis in Spalte B, Zeile 1 enthält die Überschriften. Steht die Artikelnummer beim Lieferanten woanders, kopieren Sie die beiden Spalten nach A und B.
- Holen Sie den neuen Preis neben den alten. In „Alt“ schreiben Sie
in Zelle C2 die Formel =SVERWEIS(A2;Neu!A:B;2;FALSCH). Sie sucht die
Artikelnummer aus A2 im Blatt „Neu“ und gibt den Preis daneben zurück.
FALSCH heißt: Nur genau gleiche Nummern zählen.
- Vergleichen Sie beide Preise. In D2 schreiben Sie
=WENNNV(WENN(B2=C2;"gleich";"geändert");"fehlt in Neu"). WENNNV
fängt den Fehlerwert #NV ab und zeigt stattdessen einen eigenen Text.
Beide Formeln ziehen Sie nach unten bis zur letzten Zeile: Doppelklick
auf das kleine Quadrat unten rechts an der markierten Zelle.
- Lesen Sie die Fehlermeldung richtig. Steht in Spalte C der Wert
#NV, fehlt der Artikel in der neuen Liste. Das ist keine Störung, sondern ein Ergebnis: Diesen Artikel führt der Lieferant nicht mehr, oder seine Nummer hat sich geändert.
Jetzt filtern Sie Spalte D nach „geändert“ und „fehlt in Neu“ und sehen nur die Artikel, um die es geht. Neue Artikel, die nur im Blatt „Neu“ stehen, finden Sie umgekehrt: dieselben Formeln im Blatt „Neu“ gegen „Alt“. Dieselbe Formel passt zu Kundenlisten, Artikelstämmen und Lagerbeständen; es ändert sich nur, was in Spalte A und B steht. Wer die Formel einmal verstanden hat, tauscht beim nächsten Abgleich nur noch die beiden Blätter aus.
XVERWEIS, die verbesserte Fassung von SVERWEIS, gibt es in Excel 2016 und
Excel 2019 nicht. Mit einem neueren Excel lautet die Formel in C2 dann
=XVERWEIS(A2;Neu!A:A;Neu!B:B), der Rest bleibt gleich.
Wo KI dabei hilft, auch selbst ausprobiert
SVERWEIS braucht einen sauberen Schlüssel: Die Artikelnummer muss in beiden Listen genau gleich geschrieben sein. In der Praxis ist sie das oft nicht. Der Lieferant schreibt die Nummer mit Leerzeichen, Sie ohne. In seiner Liste stehen Bezeichnung und Größe in einer Spalte, in Ihrer getrennt.
Dazu kommt, was beim Tippen passiert: ein Buchstabe verdreht, eine Null als O, ein Leerzeichen am Ende, das niemand sieht, ein Komma statt eines Punkts im Preis. Für SVERWEIS sind das lauter verschiedene Werte: Spalte C füllt sich mit #NV, oder Spalte D meldet „geändert“, wo sich nichts geändert hat.
Hier ist die Stelle, an der KI hilft: Sie kann Zeilen auch dann einander zuordnen, wenn die Schreibweise abweicht, und sagen, worin die Abweichung besteht. Excel mit KI zu kombinieren heißt also: Excel rechnet, die KI sortiert vor.
Selbst ausprobieren geht so: Legen Sie beide Listen in Ihr KI-Konto. Für Kundendaten gehört die KI in einen Geschäftstarif. Achten Sie darauf, dass der Anbieter dort zusagt, Ihre Eingaben nicht zum Training zu nutzen, und einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet, den Sie dann auch abschließen.
Bitten Sie die KI, Zeilen einander zuzuordnen, auch wenn Schreibweise oder Spaltenaufbau abweichen, und jede Abweichung zu markieren und zu erklären. Sagen Sie ausdrücklich, dass sie keine Liste ändern soll. Was Sie bekommen, ist ein Entwurf: eine Gegenüberstellung mit Vorschlägen, welche Zeile zu welcher gehört und wo sich etwas geändert hat. Wo die KI unsicher ist, soll sie das sagen, statt zu raten; schreiben Sie das in die Anleitung.
Die Vorschläge prüfen Sie stichprobenartig mit SVERWEIS. Das ist keine Misstrauensfrage, sondern Routine: Jeder Abgleich bekommt eine Stichprobe. Die sauberen Zeilen prüft SVERWEIS. Jede Zuordnung, bei der die Schreibweise abweicht, sehen Sie von Hand nach: Ist es wirklich derselbe Artikel? Weichen die Ergebnisse ab, trauen Sie Excel und fragen die KI, wie sie auf ihren Vorschlag kam.
Abweichungen markieren, nie überschreiben
Egal ob Excel oder KI: Der Abgleich zeigt Abweichungen, er entscheidet nicht, welcher Wert stimmt. Das ist Ihre Aufgabe. Die neue Preisliste kann einen Tippfehler enthalten, Ihre Artikelliste einen alten Preis, den Sie bewusst behalten.
Darum bleiben beide Ausgangslisten unverändert liegen, bis der Abgleich abgeschlossen ist. Ein Fehler ist dann keine Katastrophe, solange Sie wissen, woher er kam und was vorher dort stand.
Das Blatt „Alt“ bekommt eine eigene Spalte „Entscheidung“. Je Abweichung tragen Sie ein: „übernehmen“, „behalten“ oder „klären“. Erst wenn diese Spalte ausgefüllt ist, ändern Sie die Hauptliste, und zwar nur die Zeilen mit „übernehmen“. Diese Spalte ist Ihre Freigabe, und sie ist der Grund, warum die KI die Liste nie selbst ändern darf.
Wer so arbeitet, hat am Ende nicht nur die neue Liste, sondern auch den Grund für jede Änderung. Das hilft, wenn ein Kunde später nach dem alten Preis fragt, der Lieferant seine Liste noch einmal korrigiert oder die Kanzlei wissen will, seit wann ein Preis gilt.
Dieselbe Disziplin hält auch andere Listen verlässlich, zum Beispiel die Liste offener Rechnungen, die jede Woche mit dem Kontoauszug abgeglichen wird. Eine Liste, ein Abgleich, eine Spalte für die Entscheidung. So bleibt nachvollziehbar, wer wann was geändert hat, auch wenn Sie nach Wochen wieder hineinschauen.
Damit haben Sie den Abgleich im Griff: SVERWEIS für saubere Listen, die KI für unsaubere, und in beiden Fällen Ihre Spalte, bevor sich etwas ändert. Was die KI sonst im Büro vorbereitet, zeigt KI im Büroalltag.
Wer es lieber eingerichtet haben möchte, findet Hilfe beim Einrichten. Dass die KI die Listen in der Cloud selbst abgleicht, braucht eine Verbindung, die einmal eingerichtet wird; bis dahin legen Sie die Listen selbst hinein.