Zahlungserinnerung schreiben: Vorlage und Ablauf für offene Rechnungen
Die Rechnung ist seit drei Wochen offen, und vom Kunden kommt nichts. Oft ist sie einfach untergegangen. Eine freundliche Erinnerung hält die Tür zum Kunden offen. Eine Zahlungserinnerung zu schreiben ist dabei nicht das Schwere, die Vorlage dafür steht gleich unten.
Schwer ist, dranzubleiben. Welche Rechnung war wann fällig, wer wurde schon erinnert, bei wem steht die zweite Erinnerung an? Dieser Beitrag zeigt beides: das Schreiben und die Ordnung dahinter. Erst ohne KI, dann mit KI, die den Entwurf vorbereitet, während Sie entscheiden, was hinausgeht.
Zahlungserinnerung: Vorlage zum Anpassen
Eine erste Erinnerung ist freundlich und kurz. Sie unterstellt nichts, sie erinnert. So kann sie aussehen, die Klammern ersetzen Sie.
Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung [Rechnungsnummer]
Guten Tag [Name], zu unserer Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Datum] über [Betrag] haben wir noch keinen Zahlungseingang gefunden. Vielleicht ist sie im Alltag untergegangen, das kommt vor. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum] auf unser Konto [IBAN], Verwendungszweck [Rechnungsnummer]. Hat sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos. Bei Fragen zur Rechnung melden Sie sich gern. Freundliche Grüße, [Name]
Kurz, freundlich, vollständig: Der Kunde sieht auf einen Blick, um welche Rechnung es geht, was offen ist und bis wann er zahlen soll. Mehr muss eine erste Erinnerung nicht leisten.
Passen Sie Anrede, Ton und Schluss an Ihren Betrieb an. Wer seine Kunden duzt, duzt auch hier. Speichern Sie die Vorlage dort, wo Sie Ihre Rechnungen schreiben, damit sie beim nächsten Mal griffbereit ist.
Die zweite Erinnerung unterscheidet sich im Ton, nicht im Aufbau: Sie nennt die erste Erinnerung mit Datum, setzt ein neues, klares Zahlungsziel und kündigt an, dass Sie danach weitere Schritte prüfen. Freundlich bleibt sie trotzdem, denn der Kunde soll auch nach der Zahlung Kunde bleiben:
Guten Tag [Name], am [Datum der ersten Erinnerung] haben wir Sie an unsere Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] erinnert. Bis heute ist keine Zahlung eingegangen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [neues Datum] auf unser Konto [IBAN]. Danach prüfen wir weitere Schritte. Freundliche Grüße, [Name]
Was rechtlich dahintersteht
Ein Kunde kommt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, ein Privatkunde aber nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist. Sonst setzt ihn in der Regel erst eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug.
Wie Sie das Schreiben nennen, ob Zahlungserinnerung oder Mahnung, schreibt das Gesetz nicht vor. Entscheidend ist, dass der Kunde versteht, worum es geht: welche Rechnung, welcher Betrag, bis wann.
Im Verzug sieht das Gesetz Verzugszinsen vor, gegenüber Geschäftskunden höhere und zusätzlich eine Pauschale. Ob Sie das geltend machen, entscheiden Sie je Kunde. Das hier ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung. Bei Streit über die Rechnung oder bei großen Summen fragen Sie einen Anwalt, bevor Sie weitere Schritte gehen.
Offene Rechnungen im Blick: so geht es selbst
Die Vorlage ist der kleine Teil. Der große Teil ist, zu wissen, welche Rechnung heute dran ist, ohne jedes Mal Postfach und Konto zu durchsuchen. Dafür reichen eine Liste und ein fester Termin in der Woche.
- Führen Sie eine Liste der offenen Rechnungen. Eine Excel-Tabelle
reicht: Kunde, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Status. Jede neue Rechnung kommt sofort hinein, jede bezahlte bekommt den Status „bezahlt“. Was nicht in der Liste steht, gerät leicht in Vergessenheit.
- Gleichen Sie die Liste einmal pro Woche mit dem Kontoauszug ab. Ein
fester Tag, immer dieselbe Zeit. Zahlungseingänge abhaken, der Rest bleibt offen. Bei dieser Gelegenheit sehen Sie, was fällig geworden ist.
- Legen Sie feste Zeitpunkte für die Erinnerungen fest. Zum Beispiel:
erste Erinnerung kurz nach Fälligkeit, zweite Erinnerung, wenn das neue Zahlungsziel verstrichen ist. Die Fristen bestimmen Sie; wichtig ist, dass sie für alle Kunden gleich gelten und Sie nicht jedes Mal neu überlegen.
- Notieren Sie, wer was wann geschickt hat. Eine Spalte „Erinnerung“
mit Datum und Kürzel genügt. So weiß auch die Kollegin, die Sie vertritt, wo der Fall steht, und niemand erinnert einen Kunden zweimal.
Das Prinzip kennen Sie vielleicht schon von der Monatsliste für die Kanzlei: eine Liste, ein fester Termin, ein Abgleich.
Wo KI dabei hilft
Die Liste zu führen bleibt Handarbeit. Was die KI abnimmt, ist das Durchsehen und das Schreiben. Das können Sie heute selbst ausprobieren. Weil Kundendaten in der Liste stehen, gehört die KI dafür in einen Geschäftstarif, nicht ins Privatkonto. Achten Sie darauf, dass der Anbieter dort zusagt, Ihre Eingaben nicht zum Training zu nutzen, und einen Auftragsverarbeitungsvertrag anbietet, den Sie dann auch abschließen.
Legen Sie die Liste der offenen Posten hinein und bitten Sie die KI, alles zu markieren, was überfällig ist. Dann soll sie je überfälliger Rechnung einen Entwurf nach Ihrer Vorlage schreiben, mit Name, Rechnungsnummer, Datum und Betrag aus der Liste. Für die zweite Erinnerung, die Mahnung, geht es genauso, nur mit Ihrer Fassung dafür. Was Sie bekommen, sind Entwürfe, keine fertigen Briefe.
Je genauer Ihre Vorlage, desto weniger müssen Sie am Entwurf ändern. Und jetzt kommt der Teil, den nur Sie können. Sie wissen, dass ein Kunde gerade krank ist, dass ein anderer gerade erst eine Reklamation hatte, dass ein dritter immer am Monatsende zahlt. Die KI weiß das nicht.
Sie entscheiden je Kunde, ob die Erinnerung heute hinausgeht, in welchem Ton, oder ob Sie lieber anrufen. Erst dann die Freigabe: Sie lesen jeden Entwurf, ändern, was nicht passt, und senden selbst aus Ihrem Postfach. Die KI sendet nichts.
Dass die KI die Liste selbst aus der Ablage holt, braucht eine Verbindung, die einmal eingerichtet wird. Bis dahin legen Sie die Liste und den Kontoauszug als Datei selbst hinein.
Damit haben Sie alles: eine Vorlage, eine Liste, einen festen Wochentermin und eine KI, die Entwürfe vorbereitet, während die Entscheidung bei Ihnen bleibt. Was die KI sonst im Büro vorbereitet, steht unter weitere Beispiele aus dem Büroalltag.
Wer es lieber eingerichtet haben möchte, findet Hilfe beim Einrichten.