KI-Schulung Pflicht? Was seit Juli 2026 für Betriebe gilt
Viele Inhaber kleiner Betriebe haben in den letzten Monaten von einer „KI-Schulungspflicht“ gehört. Meist kam der Hinweis von einem Verband, von einem Kursanbieter oder aus einem Beitrag im Netz. Der Tenor: Wer ChatGPT oder Copilot im Betrieb nutzt, muss sein Personal schulen, und zwar bald.
Seit dem 27. Juli 2026 lautet die Regel anders. Die EU hat den Artikel zur KI-Kompetenz geändert, und viele Texte im Netz beschreiben noch die alte Fassung. Die neue Fassung entlastet kleine Betriebe spürbar. Sie bedeutet aber nicht, dass Sie nichts tun müssen.
Wir ordnen in diesem Beitrag ein, was gilt und was sinnvoll ist. Eine Rechtsberatung für Ihren Einzelfall ersetzt das nicht. Dafür ist ein Anwalt der richtige Ansprechpartner.
Wen die Regel betrifft
Die EU-Verordnung über künstliche Intelligenz, kurz KI-Verordnung oder KI-VO, enthält in Artikel 4 eine Regel zur „KI-Kompetenz“. Sie richtet sich an „Anbieter“ und „Betreiber“ von KI-Systemen. Für einen kleinen Betrieb zählt die zweite Gruppe. Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich einsetzt.
Betreiber ist damit in aller Regel auch ein Betrieb, der ChatGPT, Copilot oder vergleichbare Werkzeuge im Arbeitsalltag nutzt. Ob die Buchhaltung damit Mails formuliert oder das Büro Angebote entwirft, spielt für die Einordnung keine Rolle. Entscheidend ist der berufliche Einsatz. Die Regel gilt seit dem 2. Februar 2025, also nicht erst seit dem Sommer 2026.
Damit ist Artikel 4 nach NIS2 die zweite Regel, von der viele kleine Betriebe gehört haben, ohne genau zu wissen, ob sie betroffen sind. Für NIS2 haben wir in einem eigenen Beitrag beschrieben, wer von NIS2 betroffen ist. Für Artikel 4 ist die Antwort einfacher: Wer KI beruflich nutzt, ist in aller Regel dabei.
Was sich im Juli 2026 geändert hat
Bis zum 26. Juli 2026 verlangte Artikel 4 sinngemäß: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um nach besten Kräften sicherzustellen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Der Maßstab war also ein Zustand, den der Betrieb nach besten Kräften herstellen sollte. Daraus wurde in vielen Texten eine „Schulungspflicht“.
Seit dem 27. Juli 2026 gilt die neue Fassung, geändert durch die sogenannte Digital-Omnibus-Verordnung zur KI, die Verordnung (EU) 2026/1744. Jetzt heißt es sinngemäß: Anbieter und Betreiber ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und der Personen, die in ihrem Auftrag mit den Systemen arbeiten, zu unterstützen. Ein bestimmtes Kompetenzniveau einzelner Personen muss nicht garantiert werden. Kommission und Mitgliedstaaten sollen dabei unterstützen.
Der Unterschied steckt im Verb. Aus „sicherstellen“ wurde „fördern“. Die Pflicht ist nicht entfallen. Sie verlangt aber, dass Sie etwas tun, und nicht mehr, dass Sie ein Ergebnis garantieren. Für einen kleinen Betrieb ist das eine Erleichterung.
Was die Regel nicht verlangt
Die Verordnung schreibt keine bestimmte Form vor. Es gibt kein Zertifikat, das Sie erwerben müssen, keine Stundenzahl, die Sie nachweisen müssen, und keinen Anbieter, bei dem Sie buchen müssen. Ein Zertifikat kann nützlich sein, verlangt wird es nicht.
Ebenso fehlt eine Vorgabe, wie eine Einweisung auszusehen hat. Ein Kurs mit Teilnahmebescheinigung ist eine Möglichkeit. Eine Einweisung am eigenen Arbeitsplatz ist eine andere. Sinnvoll ist, was Ihren Leuten hilft, das Werkzeug zu verstehen, mit dem sie täglich arbeiten.
Eine Empfehlung, keine Rechtspflicht: Halten Sie fest, was Sie getan haben. Wer wann eine Einweisung bekommen hat, welche Werkzeuge im Betrieb zugelassen sind und welche Regeln dafür gelten. So können Sie im Zweifel zeigen, dass Sie etwas getan haben. Eine Seite reicht dafür meist aus.
Was ein kleiner Betrieb sinnvoll tut
Überblick. Klären Sie, welche KI-Werkzeuge im Betrieb tatsächlich genutzt werden. Dazu gehören auch die, die Mitarbeiter privat mitgebracht haben, etwa ein kostenloser Zugang auf dem eigenen Handy. Gerade diese Zugänge kennt oft niemand außer der Person, die sie nutzt.
Regeln. Ein paar klare Sätze reichen. Keine Kundendaten und keine vertraulichen Unterlagen in private Zugänge. Ergebnisse prüfen, bevor sie rausgehen, egal ob Mail, Angebot oder Beitrag. Und eine Festlegung, wer im Betrieb über neue Werkzeuge entscheidet. Diese Regeln passen auf ein Blatt.
Einweisung. Eine kurze Einweisung je Person, ausgerichtet an dem, was sie tatsächlich mit dem Werkzeug macht. Wer Angebote schreibt, braucht etwas anderes als jemand, der Rechnungen prüft. Ein allgemeiner Kurs über KI trifft selten den Alltag. Die Einweisung am eigenen Arbeitsplatz schon.
Ansprechperson. Bestimmen Sie eine Person im Betrieb, die man fragen kann. Sie muss keine Expertin sein. Es reicht, wenn sie die Regeln kennt und weiß, wen sie selbst fragen kann.
Festhalten. Notieren Sie, wer wann eingewiesen wurde und welche Regeln gelten. Eine Seite, ein Datum, die Namen. Mehr braucht es nicht.
So halten wir es auch bei unserer eigenen Arbeit. Zu unserem KI-Einstieg für kleine Betriebe gehört eine persönliche Schulung, bis die Arbeit sicher allein läuft. Eingerichtet wird auf einem Geschäfts-Plan, nicht auf einem Privatzugang. Das machen wir nicht wegen Artikel 4. Wir machen es, weil ein Werkzeug nur dann sauber läuft, wenn die Leute es bedienen können und die Daten dort liegen, wo sie hingehören.
Der Punkt
Eine Sache für heute: Fragen Sie im Team, wer welches KI-Werkzeug wofür nutzt. Schreiben Sie die Antworten auf einen Zettel. Das dauert nicht lange, und alles Weitere baut darauf auf.
Zwei Ergebnisse sind möglich. Läuft alles über Geschäftszugänge, und gibt es Regeln dafür, sind Sie schon ein gutes Stück weit. Dann bleiben die Einweisung je Person und das Festhalten.
Tauchen private Zugänge auf, in denen Kundendaten landen, setzen Sie dort zuerst an. Nicht wegen Artikel 4, sondern weil Kundendaten in einen privaten Zugang nicht gehören, ganz gleich, was eine Verordnung dazu sagt.